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Office 365 Sicherung. Wie sichert man Office 365 Daten im Jahr 2022?

  • März 4, 2022 (Zuletzt aktualisiert: Mai 10, 2022), Rob Morrison

Überblick

Die fortschreitende Digitalisierung innerhalb von Unternehmen wirkt sich auf jeden einzelnen Aspekt sowohl unseres Alltags als auch auf die Art und Weise aus, wie Unternehmen ihr Geschäft betreiben. Einer der wichtigsten Vermögenswerte eines jeden Unternehmens sind seine Daten, und die Frage des Datenschutzes ist für die betreffende Organisation potenziell wichtiger als fast alles andere.

Als eine der größten SaaS-Lösungen auf dem Markt bietet Office 365 eine Vielzahl von Cloud-basierten Diensten für Unternehmen, von Mailboxen bis hin zu Videokonferenzen, Dateifreigabe und mehr. Das bereits erwähnte Problem der Datensicherung und -wiederherstellung auf Unternehmensniveau besteht jedoch trotz der technischen Stärken dieser Plattform weiterhin.

Office 365 und datenbezogene Herausforderungen

So vielseitig es auch ist, Office 365 ist immer noch keine dedizierte Sicherungs- und Wiederherstellungslösung. Und dieser Unterschied macht es M365 selbst unmöglich, Ihre Daten vollständig vor einigen der unternehmensbezogenen Herausforderungen zu schützen, wie z. B.:

  • Anforderungen an Ihre Aufbewahrungsrichtlinien
  • Interne Sicherheitsbedrohungen
  • Externe Sicherheitsbedrohungen
  • Compliance-bezogene Probleme
  • API lock-in
  • Versehentliches Löschen von Daten

Generell ist das Problem unzureichend definierter Datenschutzstrategien in diesem Zusammenhang bemerkenswert häufig. Das Hauptproblem dabei ist, dass viele Menschen dazu neigen, die genauen Verantwortlichkeiten von Microsoft als Softwareanbieter misszuverstehen oder sogar das Service Level Agreement mit einer Datensicherungsstrategie zu verwechseln, was zu einem hohen Potenzial für kritische Datenverluste führt.

Office 365 und seine Verantwortlichkeiten

Dies ist ein wichtiger Punkt, der angesprochen werden muss, da viele Unternehmen nicht nur erwarten, dass Microsoft die Gesamtheit ihrer Daten im M365-Dienst schützt, sondern auch denken, dass es in erster Linie in der Verantwortung von Microsoft liegt, dies zu tun. In Wirklichkeit ist die Aufteilung zwischen den Verantwortlichkeiten von Microsoft und den Verantwortlichkeiten des Endbenutzers ziemlich klar und deutlich.

Im Allgemeinen besteht die Hauptverantwortung von Microsoft im Zusammenhang mit Ihren Cloud-Daten darin, eine konstante Betriebszeit mit hoher Verfügbarkeit zu gewährleisten. Die Praxis zeigt, dass Microsoft diesen Punkt sehr ernst nimmt und Ihre Daten in mehreren verschiedenen geografisch verbundenen Rechenzentren in Ihrer Nähe speichert. Auf diese Weise wird eine hohe Verfügbarkeit erreicht, die sicherstellt, dass Ihre Daten auch dann noch verfügbar sind, wenn eines der Rechenzentren von einer Katastrophe betroffen ist, unabhängig davon, ob es sich um eine vom Menschen verursachte oder natürliche Katastrophe handelt.

Darüber hinaus übernimmt Microsoft die Rolle eines Datenverarbeiters, wenn es um Ihre Daten geht - dazu gehören behördliche Kontrollen, Zertifizierungen für die Einhaltung von Branchenvorschriften, Datenschutz und so weiter. Ihre Sicherheitsverantwortung ist rein physisch - einschließlich Sicherheit auf Anwendungsebene, logische Sicherheit und viele Kontrollen für reguläre Mitarbeiter und Administratoren.

In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu erwähnen, dass die integrierten Datenreplikationsfunktionen von Office 365 ziemlich einfach und von Natur aus stark eingeschränkt sind - der Papierkorb ist eine davon, und auch die geografische Redundanz steht auf der Liste. Es ist zwar möglich, für einige Ihrer datenbezogenen Belange nur mit diesem Toolset zu arbeiten, aber es ist höchstens für kleinere Unternehmen geeignet - wenn Sie nicht die Mittel haben, sich eine umfassende Datenschutzlösung zu leisten, die einfacher zu verwalten und zu arbeiten wäre.

Der Rest liegt in der Verantwortung des Kunden, einschließlich des Zugriffs auf und der Kontrolle von Geschäftsdaten, der Sicherstellung der Datenaufbewahrung, der Backup-Funktionen, des Schutzes von Daten vor internen und externen Bedrohungen, der Risikominderung usw.

Hauptgründe für ein spezielles Sicherungssystem für M365-Daten

Überraschenderweise führt der Verzicht auf ein Backup-System eines Drittanbieters für Ihre M365-Daten zu einer Reihe von Problemen unterschiedlichen Kalibers, von Sicherheitsbedenken bis hin zu Konflikten bei der Bereitstellung. Die wichtigsten potenziellen Gründe für den Einsatz eines M365-Backup-Systems sind im Folgenden aufgeführt:

  • Interne und externe Sicherheitsbedrohungen. Während das Problem der externen Sicherheitsprobleme in Form verschiedener Ransomware, Malware usw. auch heute noch besteht, sollte man das Problem der internen Bedrohungen nicht außer Acht lassen. Interne Bedrohungen gehen von innen aus, sei es durch einen verärgerten Mitarbeiter (oder einen ehemaligen Mitarbeiter), ein versehentliches Leck oder eine Löschung oder eine einfache falsche Verwaltung von Berechtigungen.
  • Rechtliche und/oder Compliance-bezogene Probleme. Rechtliche Schritte sind etwas, das jeder vermeiden möchte, aber wenn es doch dazu kommt, können sie für das betreffende Unternehmen erhebliche Probleme und Kosten mit sich bringen. Selbst ein so einfaches Problem wie die Wiederherstellung bestimmter Dateien, die zuvor gelöscht wurden, lässt sich viel leichter lösen, wenn Sie über unternehmensgerechte Backups von Drittanbietern mit Versionsunterstützung verfügen.
  • Aufbewahrung. Microsoft bietet zwar eine 90-Tage-Richtlinie zur Datenspeicherung an, doch reicht dies in der Regel nicht aus, um alle Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf die Datenaufbewahrung zu erfüllen, wie z. B. Compliance-Anforderungen, Datenexport und andere, anspruchsvollere oder komplexere Aufgaben. Zugegebenermaßen ist dies ein Problem, das je nach Arbeitsbereich und Zuständigkeit des Unternehmens stark variiert, aber es ist immer noch bedeutend genug, um für viele Unternehmen ein Problem darzustellen.
  • Hybride Bereitstellung. Überraschenderweise ist auch die Einführung von M365 eines der Themen auf dieser Liste. Die Einführung eines Cloud-Systems erfordert eine gewisse Übergangszeit, die das Unternehmen benötigt, um seine Daten von einem Offline-Speicher in eine Cloud zu übertragen. Einige Unternehmen lassen sogar einen Teil ihrer Daten vor Ort, um mehr Flexibilität zu erreichen. Die einzige Möglichkeit, ein solches System ordnungsgemäß zu betreiben, ist eine spezielle Backup-Lösung, die alle Daten gleich behandelt.

Dies bringt uns zu der Frage, wie Sie die richtige Sicherungslösung für Ihr Unternehmen auswählen.

Merkmale, auf die Sie bei Ihrem Sicherungssystem eines Drittanbieters achten sollten

Glücklicherweise ist der Markt für Datensicherungslösungen groß und vielfältig, so dass Sie in der Lage sein sollten, eine Lösung zu finden, die für Ihren speziellen Fall am besten geeignet ist. Es gibt jedoch eine Liste von Merkmalen, die jede M365-Backup-Lösung aufweisen sollte, um optimal zu sein, und wir empfehlen den Entscheidungsträgern dringend, diese Faktoren zumindest zu kennen, bevor sie sich für ihre Lösung entscheiden.

  • Umfassende Sicherheit. Die Gesamtsicherheit Ihres Unternehmens wird durch eine Backup-Lösung, die besonders robust gegen Ransomware, Malware und internen Missbrauch ausgelegt ist, leicht und deutlich erhöht.
  • Skalierbarkeit. Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Möglichkeit, die Lösung nach oben und unten zu skalieren, um den Anforderungen des Unternehmens und des Marktes gerecht zu werden.
  • M365-Backup-Integration. Die Backup-Lösung sollte über umfassende Integrationsmöglichkeiten nicht nur in M365, sondern auch in alle anderen IT-Umgebungen des Unternehmens verfügen. Dies sollte auch die Integration in anstehende oder mögliche neue Technologien in der IT-Infrastruktur des Unternehmens umfassen, z. B. neue Arten von virtuellen Maschinen oder Containern.
  • Zusätzliche Funktionen. Obwohl Backup-Lösungen im Allgemeinen eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen bieten können, gibt es einige, die besonders wichtig sind - einige Beispiele wären inkrementelles Backup, granulare Wiederherstellung, Automatisierung und richtlinienbasierte Aufbewahrung.
  • Flexibilität. Abgesehen von den bereits erwähnten Anforderungen an die Skalierbarkeit sollte die Backup-Lösung einem Unternehmen die Freiheit geben, die von ihm bevorzugte(n) Cloud(s) zu wählen. Das Gleiche gilt für verschiedene Speicherarten und -standorte vor Ort. Kein Unternehmen sollte sich in seinen zukünftigen Wahlmöglichkeiten einschränken lassen.

Die besten Office 365 Backup-Lösungen

Wie wir bereits erwähnt haben, ist der Markt für Backup-Lösungen groß und vielfältig, und viele dieser Lösungen bieten Microsoft Office 365 Backup- und Wiederherstellungsfunktionen. Dennoch ist es möglich, eine Liste der 10 besten Office 365-Backup-Lösungen zu erstellen (in einer zufälligen Reihenfolge, ohne Ranking, da jede dieser 10 Lösungen ihre eigenen Vorteile hat, die sich je nach Bedarf ändern). Wir stellen diese Liste im Folgenden vor:

  • Carbonite

Carbonite Backup ist eine Datenlösung, die umfassende Office 365 Cloud-Backup-Funktionen für alle M365-Anwendungen bietet. Die Lösung von Carbonite ist in der Lage, Standorte zu verwalten, sowohl umfangreiche als auch granulare Wiederherstellungen durchzuführen (einschließlich E-Mail-Kommunikation) und vieles mehr. Die Gesamtheit der gesicherten Daten wird automatisch verschlüsselt und auf einem sekundären Azure-Cloud-Speicher abgelegt, was einen der besten Dienste auf dem Markt darstellt.

  • Rubrik

Rubrik Polaris ist eine SaaS-basierte Backup-Plattform, die sofortige Datenwiederherstellung für O365-Anwendungen für Hybrid-Cloud-Unternehmen bietet, kombiniert mit granularen Wiederherstellungsfunktionen und umfangreichen Suchwerkzeugen. Ein umfangreiches zentralisiertes Datenmanagement für Administratoren ist ebenfalls im Paket enthalten, ebenso wie eine weitere Funktion - Polaris Radar. Radar ist ein maschinelles Lernsystem, das nach verdächtigen Aktivitäten innerhalb des gesamten Kundensystems sucht und in der Lage ist, verschiedene Bedrohungen zu erkennen und zu verhindern, bevor sie die Daten tatsächlich beschädigen können.

  • Veeam

Veeam Backup für Microsoft Office 365 ist eine Lösung, deren Hauptvorteil die Flexibilität ist. Sowohl die Backup- als auch die Wiederherstellungsprozesse können an viele verschiedene Situationen angepasst werden und bieten bis zu 25 verschiedene Möglichkeiten, Ihre Daten wiederherzustellen - von der vollständigen Wiederherstellung bis zur granularen Wiederherstellung auf Dateiebene. Das Gleiche gilt für die Vielzahl der unterstützten Datenspeicherorte - egal, ob Sie sich für einen On-Premise-Speicher oder einen der vielen unterstützten Cloud-Speicher entscheiden. All dies ist in einer benutzerfreundlichen Oberfläche verpackt, die einfach zu bedienen ist, deren Einrichtung jedoch anfangs etwas kompliziert erscheinen mag.

  • Commvault

Intelligente und skalierbare Lösungen sind das Hauptaugenmerk von Commvault, und ihre Backup- und Wiederherstellungslösung bildet da keine Ausnahme. Commvault ist in der Lage, den gesamten Prozess der Dateiaufbewahrung zu automatisieren und ihn richtliniengesteuert und intelligent zu gestalten. Die Verschlüsselung der Daten wird standardmäßig angewendet, und die Deduplizierung verbessert die Effizienz Ihres Speichers durch das Löschen doppelter Dateien. Auch wenn die Ersteinrichtung etwas kompliziert sein mag, ist das Ergebnis in Form eines leistungsstarken, multifunktionalen Backup-Systems die Mühe mehr als wert.

  • Altaro

Die Altaro Office 365 Backup Tools sind eine Lösung, die hauptsächlich mit OneDrive und SharePoint arbeitet und sowohl reguläre Dateien als auch Postfächer speichert und sichert. Sowohl die granulare als auch die vollständige Wiederherstellung kann effizient von einer zentralen Verwaltungskonsole aus gestartet werden, und die sichere Azure-Infrastruktur wird als sicherer zweiter Speicher für Ihre wichtigen Dateien verwendet. Die granulare Wiederherstellung kann nicht nur für Ihre Dateien, sondern auch für die Inhalte Ihrer Mailboxen verwendet werden. Dies beinhaltet die Möglichkeit, den Inhalt entweder in der ursprünglichen Mailbox oder in einer neuen Mailbox wiederherzustellen. Der Kundensupport des Unternehmens ist ebenfalls nicht zu verachten und arbeitet rund um die Uhr, um alle Probleme der Kunden in möglichst kurzer Zeit zu lösen.

  • SolarWinds

SolarWinds ist eine Cloud-basierte Lösung für virtuelle und physische Server, die Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen bietet und mit Cloud-, On-Premise- und sogar hybriden Organisationsstrukturen kompatibel ist, einschließlich Office 365 (früher Office 365 Datensicherung). SolarWinds verfügt über einen eigenen globalen privaten Cloud-Speicher, in dem Ihre Backups sicher aufbewahrt werden, und das bedeutet auch, dass die Plattform selbst keine Hardware benötigt, die installiert werden muss. Die Option, eigene Backups zu erstellen, ist ebenfalls über diese Plattform verfügbar, zusammen mit einem einheitlichen Dashboard, Backup-Planung, Backup-Typen, Automatisierungsoptionen und mehr.

  • Dell EMC

PowerProtect Data Manager ist eine der Office 365-Sicherungsoptionen von Dell Technologies, die sich auf Sicherungs- und Wiederherstellungsvorgänge mit mehreren Funktionen konzentriert, wie z. B. Datendeduplizierung, Datenschutz, automatisierte Erkennung und viele andere Funktionen zum Schutz der Arbeitsumgebung Ihres Unternehmens, ob physisch, virtuell oder hybrid. Obwohl es eher für größere Unternehmen geeignet ist und möglicherweise einige Probleme bei der Verwaltung hybrider Bereitstellungen hat, ist es dennoch ein großartiger Kandidat auf der Liste der Sicherungs- und Wiederherstellungslösungen für Microsoft Office 365.

  • Acronis

Acronis Cyber Backup ist eine Backup- und Wiederherstellungslösung mit vielen verschiedenen Funktionen und einer speziellen Office 365 Cloud Backup-Unterstützung. Neben den üblichen Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen bietet Acronis einen Ransomware-Schutz über eine KI-basierte Authentizitätsprüfung für gesicherte Dateien, bevor diese wiederhergestellt werden. Außerdem gibt es eine Cyber Backup Management-Konsole, die webbasiert ist und auf die man von überall aus zugreifen kann. Die Lösung selbst ist branchenorientiert und konzentriert sich auf das Gesundheitswesen, die Automobilindustrie, Behörden und den Energiesektor und ist in diesen Märkten allgemein sehr beliebt.

  • Druva

Druva Phoenix ist eine Cloud-native Backup-Lösung, die die Daten eines Unternehmens vor verschiedenen Risiken schützt, von Ransomware bis zu Insider-Bedrohungen. Die Lösung lässt sich außerdem an die Größe eines Unternehmens anpassen, verfügt über eine automatische Wiederherstellungsfunktion und kann Benutzer über verschiedene prognostizierte Datenrisiken informieren. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen lässt sich mit dieser Lösung leicht überwachen, da die Aufbewahrungsrichtlinien für alle gleich sind und das Dashboard der Lösung multifunktional und benutzerfreundlich ist. Es ist keine Hardware-Installation erforderlich, und die Bereitstellungszeit beträgt nur 10 bis 20 Minuten nach dem Kauf.

  • Bacula Unternehmen

Bacula Enterprise bietet umfangreiche Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen für eine große Anzahl von Office 365-Diensten, wie OneDrive, Kalender, Kontakte, SharePoint Online, E-Mails, Postfacheinstellungen, OneNote usw. Die vollständige Funktionsliste von Bacula ist lang und umfangreich und deckt die meisten der möglichen Anwendungsfälle mit Office 365 ab. Einige der im Paket enthaltenen Funktionen sind:

  • Vollständige, differenzielle und inkrementelle Backups;
  • Sicherung und Wiederherstellung von Mailboxen;
  • Granulare Dateiwiederherstellung;
  • Sicherung und Wiederherstellung der OneDrive-Dokumentenbibliothek;
  • Skalierbarkeit von kleinen bis sehr großen Unternehmen;
  • Breite Kompatibilitätsoptionen für Bänder und andere Speicher
  • Große Auswahl an Hypervisor-Typen und Container-Kompatibilität
  • Fortschrittliche Deduplizierungstechnologien
  • Besonders robustes Design gegen Ransomware
  • Disruptives Lizenzierungsmodell für große Unternehmen, die M365 einsetzen

Fazit

Stellen Sie sicher, dass Sie für die Anforderungen von morgen angemessen planen und bewährte Verfahren zum Schutz vor Ransomware anwenden. Die Bedeutung einer Backup-Strategie im Zusammenhang mit Microsoft Office 365 und die verschiedenen verfügbaren Backup-Lösungen sind für fast alle relevanten Unternehmen von Bedeutung. Die Auswahl an Lösungen ist groß und es sollte nicht allzu schwer sein, eine M365-Backup-Lösung (ehemals O365-Backup-Lösungen) zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Über den Autor

Rob Morrison Rob on LinkedIn

Rob Morrison ist der Marketingdirektor bei Bacula Systems. Er begann seine IT-Marketing-Karriere bei Silicon Graphics in der Schweiz, wo er fast 10 Jahre lang in verschiedenen Marketing-Management-Positionen sehr erfolgreich war. In den folgenden 10 Jahren hatte Rob Morrison auch verschiedene Marketing-Management-Positionen bei JBoss, Red Hat und Pentaho inne und sorgte für das Wachstum der Marktanteile dieser bekannten Unternehmen. Er ist Absolvent der Plymouth University und hat einen Honours-Abschluss in Digital Media and Communications und ein Overseas Studies Program absolviert.

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