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Atualizado 9th janeiro 2025, Rob Morrison

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O que é a HIPAA?

A HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), de 1996, estabeleceu requisitos nacionais para proteger as informações pessoais de saúde dos indivíduos, concentrando-se principalmente em registros médicos. Embora tenha sido projetada para melhorar a continuidade e a portabilidade da cobertura de seguro saúde, a HIPAA foi alterada várias vezes para incluir também normas essenciais de segurança e privacidade para informações de saúde protegidas (PHI).

A HIPAA se aplica a câmaras de compensação de saúde, planos de saúde, provedores de saúde e seus “associados comerciais”. A HIPAA inclui uma Regra de Segurança separada que fornece regras para a proteção de ePHI – Informações de Saúde Protegidas em formato eletrônico. Este artigo discute as regras da HIPAA para ePHI, incluindo todas as proteções administrativas, físicas e técnicas necessárias para garantir que as informações eletrônicas de saúde permaneçam seguras, confidenciais e estruturalmente sólidas.

Quais são os requisitos da HIPAA para backup de dados?

Entendendo a conformidade com a HIPAA para backup de dados

A Regra de Segurança da HIPAA fornece determinados requisitos para backup e armazenamento de dados de ePHI, todos eles obrigatórios. O objetivo desses requisitos é garantir que as organizações de saúde possam proteger o ePHI contra acesso não autorizado, corrupção ou perda, além de manter a integridade e a disponibilidade dessas informações.

Principais requisitos da HIPAA para soluções de backup de dados

As soluções de backup de dados são a base da conformidade com a HIPAA no campo dos registros eletrônicos de saúde. Uma compreensão completa de todos os requisitos da HIPAA nesse sentido é necessária para praticamente qualquer organização de saúde que queira manter a conformidade com os regulamentos necessários e, ao mesmo tempo, oferecer um nível respeitável de segurança das informações confidenciais dos pacientes.

A Regra de Segurança exige que todas as entidades cobertas implementem um plano detalhado de backup de dados que deve incluir o seguinte:

  • Procedimentos para recuperar informações que tenham sido perdidas por um motivo ou outro.
  • Procedimentos que garantam que as cópias exatas do ePHI existente estejam sempre disponíveis quando necessário e permaneçam estruturalmente sólidas.
  • Protocolos e procedimentos que permitam que os processos comerciais essenciais continuem funcionando em situações de emergência.
  • Testes regulares dos procedimentos de segurança existentes e revisões necessárias para garantir que o plano de backup de dados da organização permaneça em conformidade com a HIPAA.

Importância da conformidade com as normas da HIPAA

A conformidade com a HIPAA no campo de backups de dados é importante por vários motivos. Ela garante o acesso contínuo às informações críticas dos pacientes e, ao mesmo tempo, mantém a precisão e a integridade desses registros. O objetivo é proteger as organizações de saúde contra a perda de dados e a responsabilidade resultante dessa perda, evitando os enormes danos à reputação e as penalidades caras resultantes da não conformidade.

Além do aspecto legal, a conformidade com a HIPAA também desempenha um papel importante na manutenção da confiança entre os pacientes e os prestadores de serviços de saúde. Uma parte substancial do relacionamento entre o paciente e o provedor pressupõe práticas de gerenciamento de dados seguras e confiáveis.

O papel dos associados comerciais no backup de dados

As organizações de saúde geralmente dependem de fornecedores terceirizados para suas necessidades de backup de dados. Uma compreensão clara de como esses fornecedores terceirizados (que a HIPAA chama de “associados comerciais”) se encaixam na estrutura de conformidade da HIPAA é uma informação valiosa para qualquer pessoa ou entidade que esteja sujeita à HIPAA.

Os associados comerciais que trabalham com tarefas de backup e recuperação de ePHI devem assinar um contrato separado (um Contrato de Associado Comercial) com a instituição de saúde, descrevendo as responsabilidades do associado comercial em relação ao backup de dados. O associado comercial deve ser obrigado a informar quaisquer violações de dados e incidentes de segurança à entidade coberta. Por último, mas não menos importante, o associado comercial deve ser obrigado a manter um registro detalhado de todas as práticas de manuseio de dados e garantir que todos os subcontratados do associado comercial também atendam aos requisitos da HIPAA.

Requisitos de documentação para procedimentos de backup

A HIPAA também exige documentação adequada, mas o maior valor da documentação vem de sua utilidade na manutenção de práticas consistentes de backup em toda a organização. A documentação adequada da conformidade ajuda a estabelecer e manter uma cultura de responsabilidade em toda a organização, além de ser totalmente inestimável durante as auditorias.

Alguns dos tipos mais comuns de documentação que as organizações devem manter quando se trata de seus procedimentos de backup são:

  • Um registro detalhado de todos os testes e resultados do sistema de backup atual.
  • Evidência tangível de processos regulares de manutenção do sistema e atualizações de software.
  • Registros da realização de eventos de treinamento de pessoal relacionados a backup.
  • Políticas e procedimentos escritos para tarefas de backup e recuperação.
  • Documentação detalhada de qualquer modificação nos procedimentos de backup.
  • Registros de atividades de backup, juntamente com registros de acesso de usuários (ao acessar dados de backup).

Esses requisitos são fundamentais para manter os processos de backup e recuperação de dados em conformidade com a HIPAA. Entretanto, as informações em si são apenas metade da tarefa, e a implementação é igualmente importante. Um plano bem elaborado é uma necessidade para a implementação da conformidade, e a criação de um plano para a implementação da conformidade é o tópico principal da seção a seguir.

Como criar um plano de backup de dados em conformidade com a HIPAA

A criação de um plano de backup de dados complexo o suficiente para atender a todos os requisitos da HIPAA requer planejamento cuidadoso, implementação e manutenção contínua substancial. O plano em questão deve abordar aspectos administrativos, físicos e técnicos dos backups de dados e da segurança dos dados para atender aos requisitos da Regra de Segurança da HIPAA.

Etapas para o desenvolvimento de um plano de backup de dados

Uma abordagem sistemática é necessária para desenvolver um plano de backup abrangente que cubra todos os campos e aspectos necessários. A primeira etapa mais razoável é sempre avaliar seu ambiente de dados existente para identificar quais sistemas contêm ou lidam com ePHI. Depois que esses sistemas forem identificados:

  • Faça um inventário de todas as fontes de ePHI no sistema.
  • Analise o sistema em busca de elementos e aplicativos essenciais que devem ser recuperados imediatamente em uma emergência.
  • Determine os valores-alvo preferenciais de RTOs e RPOs.
  • Criar programações de backup abrangentes com base no valor e na sensibilidade das informações.
  • Estabelecer sequências de teste e validação para verificação de backup.
  • Gerar modelos de documentação para todos os processos de backup.

Elementos essenciais de uma solução de backup em conformidade com a HIPAA

Nem todas as soluções disponíveis no mercado incluem os recursos necessários para garantir a segurança e a acessibilidade das informações de saúde protegidas (PHI). Muitas dessas medidas de segurança são mais avançadas do que o pacote padrão de segurança de dados; recursos como criptografia de ponta a ponta e métodos de transmissão segura são as opções mais complexas.

Os controles de acesso baseados em função reduzem drasticamente o risco de acesso não autorizado; os sistemas automatizados de verificação de backup garantem que todos os backups novos e existentes sejam seguros. Além disso, locais de armazenamento redundantes protegem dados importantes contra desastres naturais e outros problemas locais. A criação de protocolos de acesso de emergência simplifica a verificação da proteção de dados durante violações de dados e outras situações problemáticas.

Escolha de um provedor de serviços para backup de dados HIPAA

Garantir a conformidade com a HIPAA é uma tarefa importante, o que faz com que a escolha do provedor de serviços certo para o trabalho seja uma tarefa importante. Como pode haver um certo grau de sobreposição entre esta seção e a anterior, começamos listando vários recursos que são preferíveis em um provedor de serviços em conformidade com a HIPAA:

  • Experiência de trabalho com conformidade com a HIPAA e com o setor de saúde.
  • Centros de dados espalhados geograficamente para armazenamento de backup, quando aplicável.
  • Disposição total para assinar um Contrato de Associado Comercial.
  • Recursos abrangentes de recuperação de desastres.
  • Um histórico de cumprimento de diferentes padrões de conformidade e especificações de segurança.

A disponibilidade do suporte técnico também deve ser a mais contínua possível, de modo que qualquer problema com o software possa ser resolvido em um piscar de olhos. Na maioria dos casos, também é aconselhável investigar previamente a escalabilidade da plataforma e as opções de custo.

Treinamento de funcionários e gerenciamento de acesso

Como a maioria das estruturas de conformidade, o sucesso da conformidade com a HIPAA depende muito do elemento humano: a compreensão dos funcionários sobre a importância da conformidade, a adesão total aos procedimentos de segurança necessários e assim por diante.

Um programa abrangente de treinamento de funcionários deve abranger tanto a conformidade regular com a HIPAA quanto procedimentos específicos de backup, treinamento de resposta a incidentes e procedimentos para revogar e conceder acesso aos dados. Os funcionários devem ser ensinados a manter uma documentação clara dos direitos de acesso e das responsabilidades no contexto da HIPAA, e todas as atividades de treinamento dentro da empresa também devem ser cuidadosamente documentadas.

Requisitos de trilha de auditoria

Por falar em documentação, não podemos nos esquecer das trilhas de auditoria detalhadas que são essenciais para a conformidade com a HIPAA e o monitoramento da segurança. Há um grande número de parâmetros que uma trilha de auditoria deve monitorar, incluindo

  • Incidentes e respostas de segurança.
  • Atividades de restauração de dados.
  • Verificações regulares do sistema e processos de manutenção.
  • Alterações nas configurações de backup.
  • Modificações ou atualizações do sistema.
  • Tentativas de backup bem-sucedidas ou fracassadas.
  • Cada evento único de acesso aos dados de backup.

Procedimentos de avaliação de riscos

Outro tópico importante no contexto dos planos de backup é a avaliação de riscos. Avaliações regulares de riscos ajudam a garantir que o ambiente de backup existente permaneça em conformidade e eficaz.

A própria avaliação de riscos é um processo complexo que avalia a eficácia das proteções atuais e analisa a conformidade com os requisitos da HIPAA. Ela também deve ser capaz de identificar possíveis ameaças à segurança dos dados e avaliar o impacto de possíveis falhas no sistema.

Todas as descobertas sobre o assunto da avaliação de riscos devem ser minuciosamente documentadas, juntamente com suas possíveis resoluções. Quando possível, é melhor criar um plano de ação para cada risco separado. A avaliação de riscos em si é mais eficaz quando realizada regularmente.

A implementação de um plano em conformidade com a HIPAA é um processo contínuo, não algo que possa ser configurado uma vez e esquecido depois. Trata-se de uma entidade complexa que requer revisões e atualizações regulares para permanecer eficaz e relevante. Todos os planos de backup devem ser flexíveis o suficiente para acomodar os avanços tecnológicos e as mudanças nas regulamentações sem perder a conformidade estrita com os padrões da HIPAA.

Quais são os requisitos da HIPAA para retenção de dados?

Os requisitos de retenção de dados da HIPAA garantem que a privacidade do paciente seja protegida e, ao mesmo tempo, implementam sistemas que permitem que os registros médicos e as informações relacionadas estejam disponíveis quando necessário. Os requisitos em questão abrangem dados médicos ativos e arquivados, bem como cópias de backup.

Entendendo os períodos de retenção de dados da HIPAA

A retenção de dados segundo a HIPAA é composta de requisitos complexos que diferem, dependendo das leis regionais e do tipo de informação coberta. Todas as organizações da área de saúde devem navegar por esses requisitos com o máximo de cuidado, tendo em mente suas próprias restrições de recursos e necessidades operacionais.

Alguns dos requisitos de retenção mais comuns são os seguintes:

  • Manter a documentação de políticas e procedimentos por seis anos após a aposentadoria.
  • Manter os registros de treinamento por seis anos após a data do treinamento inicial.
  • Manter a documentação relacionada à HIPAA por seis anos a partir da última data de vigência.
  • Guarde os registros de acesso e os registros de incidentes de segurança por seis anos após a criação.
  • Manter os BAAs (Business Associate Agreements) por seis anos após o término do contrato.

Obviamente, esses requisitos representam apenas o mínimo necessário e, muitas vezes, são ajustados ou ampliados, dependendo das circunstâncias. Essas circunstâncias incluem tipos específicos de registros médicos, requisitos específicos do estado com requisitos de retenção mais longos, considerações de gerenciamento de risco, necessidades de pesquisa clínica, propósitos de defesa legal e muito mais.

Por exemplo, a Flórida exige cinco anos de retenção de dados após a expiração do último contrato para práticas médicas e sete anos após a última entrada de registro para hospitais. Como alternativa, há também estados como Michigan, que tem uma exigência unificada de sete anos de retenção de dados para hospitais e consultórios médicos, e Nevada, que exige apenas cinco anos de retenção de dados para consultórios médicos e hospitais.

Requisitos de retenção para informações de saúde protegidas

Esses requisitos de retenção de dados incluem um período de tempo específico pelo qual as informações devem ser preservadas e várias considerações especiais aplicáveis às regras de retenção de dados. É importante que qualquer organização de saúde equilibre as necessidades de acessibilidade e os requisitos de segurança aplicáveis ao planejar a implementação da estrutura de backup de dados em conformidade com a HIPAA.

Os aspectos mais importantes da retenção de PHI são:

  • O período mínimo de retenção mencionado acima (seis anos) às vezes é anulado por leis estaduais com requisitos de período de retenção mais longos, de até 10 anos ou mais.
  • Os registros pediátricos são mantidos até que o paciente atinja a maioridade, mais anos extras na maioria dos casos.
  • Os registros de saúde mental geralmente têm requisitos de retenção separados.
  • Os registros envolvidos em processos judiciais são retidos, no mínimo, até que o caso em questão seja resolvido.
  • A integridade das PHI eletrônicas deve ser mantida durante todo o período de retenção.
  • Os controles de acesso também devem estar ativos durante todo o período de retenção.
  • As organizações cobertas devem implementar métodos para evitar a destruição ou alteração de dados sem autorização prévia.

Há também uma série de requisitos que as organizações devem seguir durante e após a implementação de uma política de retenção, como documentação completa dos cronogramas de retenção para diferentes tipos de registros e implementação de sistemas de rastreamento de prazos de retenção.

Os procedimentos de segurança de armazenamento devem ser estabelecidos durante o período de retenção, e os próprios prazos de retenção devem ser cuidadosamente monitorados para todas as informações. Os sistemas de backup implementados devem ser capazes de trabalhar dentro dos períodos de retenção necessários e, ao mesmo tempo, oferecer a capacidade de recuperar e ler formatos de arquivos mais antigos, se necessário.

Antes de discutir as práticas recomendadas para backups de dados em conformidade com a HIPAA, é importante ter um bom entendimento de como os requisitos de retenção influenciam as soluções de armazenamento e as estratégias de backup, entre outros fatores. A próxima seção explora várias abordagens práticas para manter os requisitos necessários sem interromper a eficiência geral da operação.

Práticas recomendadas para backup de dados em conformidade com a HIPAA

Atender aos requisitos da HIPAA e, ao mesmo tempo, garantir a eficiência operacional de uma organização pode ser um grande desafio para muitas organizações. Felizmente, muitos dos problemas e riscos mais desafiadores podem ser atenuados com a implementação de várias das práticas recomendadas comprovadas do setor de backup de dados para ambientes de conformidade. O objetivo dessas práticas recomendadas é ajudar as empresas a ir além dos requisitos mínimos para criar um ambiente de backup confiável e flexível.

Criptografia de dados e armazenamento seguro

A criptografia de dados é um dos elementos fundamentais da segurança de backup em geral, embora muito menos em ambientes relacionados à conformidade. Estratégias abrangentes de criptografia são necessárias em ambientes modernos de saúde para proteger as informações médicas durante todo o seu ciclo de vida.

As práticas de criptografia mais comuns são:

  • Criptografia AES-256 ou superior para informações em repouso.
  • TLS 1.2 ou superior para dados em trânsito.
  • Protocolos seguros de gerenciamento de chaves.
  • Atualizações regulares dos protocolos de segurança.
  • Políticas de rotação de chaves seguras.
  • Cobertura de criptografia em toda a empresa para todos os locais e mídias de armazenamento.
  • Validação regular da eficácia dos algoritmos de criptografia.

Frequência de backup e políticas de retenção

Encontrar a frequência correta de backup é um equilíbrio delicado entre proteção de dados e eficiência operacional. Os requisitos de cada empresa devem ser considerados juntamente com as regras de conformidade com a HIPAA existentes para encontrar a melhor opção possível para cada situação.

Os elementos mais importantes da programação de backup são:

  • Backups incrementais diários de todos os ePHIs.
  • Backups completos semanais de todos os ambientes críticos.
  • Processos de arquivamento mensais para fins de retenção de longo prazo.
  • Replicação em tempo real de sistemas críticos.
  • Documentação completa de todas as programações de backup com justificativa para cada categoria separada.
  • Revisões regulares da eficácia do backup.

Deve-se observar também que as frequências de backup também podem ser ajustadas com base nas taxas de alteração de dados ou em outros parâmetros importantes.

Planejamento da recuperação de desastres

O principal objetivo de um plano de recuperação de desastres em qualquer ambiente é garantir a continuidade dos negócios, mas ele também pode ser usado para equilibrar esse objetivo com outras tarefas importantes, como a conformidade com a HIPAA durante emergências. Muitos cenários diferentes devem ser considerados no planejamento de recuperação de desastres para fornecer um conjunto claro e acionável de procedimentos a serem seguidos em cada situação.

As partes essenciais do processo de planejamento de recuperação de desastres são:

  • Protocolos de comunicação minuciosos durante desastres.
  • Documentação detalhada dos objetivos de tempo de recuperação.
  • Identificação de instalações de processamento alternativas.
  • Procedimentos detalhados de recuperação para vários cenários.
  • Planos para operar em modo de emergência.
  • Alocação de recursos durante situações de resposta a emergências.
  • Testes regulares do processo de recuperação.

Teste regular dos sistemas de backup

Conforme mencionado anteriormente, o teste regular dos sistemas de backup e recuperação é um importante pilar da recuperação de desastres, mas também é importante por si só. Uma abordagem sistemática de testes é uma das maneiras mais convenientes de identificar e resolver todos os tipos de problemas antes que eles possam influenciar negativamente a organização.

A maioria dos procedimentos de teste inclui os seguintes processos:

  • Teste de restaurações de arquivos selecionados aleatoriamente em uma base mensal.
  • Processos trimestrais de recuperação total do sistema.
  • Simulações anuais de recuperação de desastres.
  • Validação da integridade dos dados restaurados, quando aplicável.
  • Testes regulares do local de armazenamento de backup.
  • Documentação completa de todos os resultados de testes existentes.
  • Implementar melhorias derivadas dos resultados dos testes.

Parceria com fornecedores em conformidade com a HIPAA

A escolha de um fornecedor de backup específico com a conformidade com a HIPAA em mente também pode ser relativamente desafiadora devido aos vários fatores que devem ser avaliados. A solução de backup escolhida deve ser relevante para as necessidades e os requisitos operacionais de sua organização e, ao mesmo tempo, confirmar que a solução escolhida é capaz de permanecer em conformidade com as estruturas normativas, como a HIPAA. Cabe a cada organização de saúde garantir que seus parceiros também mantenham a conformidade e a segurança em suas operações.

As práticas mais importantes de gerenciamento de fornecedores devem incluir o seguinte:

  • Avaliações completas da segurança do fornecedor.
  • Auditorias regulares de conformidade.
  • Contratos de nível de serviço claramente definidos.
  • Procedimentos detalhados de resposta a incidentes.
  • Revisões regulares dos relatórios de segurança do sistema.
  • Monitoramento contínuo do desempenho do fornecedor.
  • Estabelecimento de protocolos de comunicação flexíveis.

Resposta a incidentes e relatórios

Enquanto a recuperação de desastres se concentra principalmente na continuidade dos negócios durante eventos que interrompem todo o ambiente, a resposta a incidentes trata de violações de dados e eventos de segurança que afetam apenas os sistemas de backup. Uma estrutura robusta de resposta a incidentes também é necessária em tais situações, garantindo a comunicação e o tratamento adequados de todos os tipos de eventos relacionados à segurança.

Os principais componentes de uma estrutura sólida de resposta a incidentes devem abranger:

  • Identificação e classificação de incidentes de segurança.
  • Protocolos claros e acionáveis para determinação de violações e notificação de todas as partes necessárias.
  • Cronogramas definidos para a comunicação oportuna de violações ao Departamento de Saúde e Serviços Humanos, conforme exigido por lei (dentro de 60 dias).
  • Determinação do escopo e do impacto de cada incidente.
  • Estruturas para seguir os requisitos de notificação de pacientes, quando aplicável.
  • Padrões de documentação para incidentes de segurança.
  • Procedimentos detalhados de preservação de evidências, quando aplicável.

Essas práticas recomendadas criam uma base sólida para manter a conformidade com a HIPAA, mas os riscos de não conformidade não podem ser completamente eliminados, algo que as organizações devem entender perfeitamente. A seção a seguir explora as consequências de não atender aos requisitos da HIPAA para backups de sistemas, bem como o que pode ser feito para ajudar a evitar tais situações.

Quais são os riscos da não conformidade com os requisitos de backup da HIPAA?

Embora seja importante conhecer todas as normas provenientes de estruturas de conformidade como a HIPAA, também é importante saber as consequências de não atender a essas normas. As penalidades financeiras imediatas são apenas uma fração do impacto total que a organização sofrerá a longo prazo.

Consequências das violações de dados e da não conformidade

As consequências da violação da HIPAA podem ser graves e de longo alcance, afetando todos os principais aspectos das operações de uma organização de saúde. A consequência mais óbvia de uma violação é a penalidade financeira, que varia de US$ 100 a US$ 50.000 por cada violação (ou por registro). Menos óbvia, mas de maior alcance, é a perda da confiança dos pacientes na instituição de saúde.

Além disso, violações intencionais da estrutura de conformidade podem resultar em acusações criminais contra a organização. Além disso, a organização fica sujeita a planos de ação corretiva, maior supervisão e requisitos de auditoria e interrupções operacionais durante as investigações. Processos civis também são uma possibilidade, o que pode resultar na imposição de danos monetários e, ganhando ou perdendo, resultará em altos custos legais.

Requisitos legais e normas da HIPAA

A estrutura jurídica da conformidade com a HIPAA é desafiadora e está em constante mudança. No entanto, as empresas precisam entender todos os requisitos atuais para evitar violações e manter procedimentos de backup adequados. Para simplificar ao máximo esse tópico, podemos agrupar os tópicos a serem abordados em várias categorias:

  • Requisitos federais da HIPAA – que incluem a conformidade com a Regra de Segurança, a adesão à Regra de Privacidade, as disposições da Regra de Execução, as obrigações da Regra de Notificação de Violação e muito mais.
  • Requisitos específicos do estado – que abrangem leis adicionais de proteção de dados, períodos de retenção estendidos, penalidades específicas do estado e requisitos de notificação mais rigorosos.
  • Requisitos de documentação – como registros de avaliação de risco, políticas de conformidade por escrito, procedimentos de resposta a incidentes e documentação de treinamento de funcionários.
  • Considerações sobre aplicação – incluindo análises de conformidade, planos de ação corretiva, auditorias regulares do OCR, investigações de reclamações e muito mais.

As organizações de saúde devem considerar cuidadosamente como esses requisitos legais e riscos de conformidade afetam a escolha de um provedor de serviços de backup para fins de conformidade com a HIPAA. Falando em soluções de backup, vamos explorar a seguir a seleção de uma solução adequada de backup em nuvem para fins de conformidade.

Como escolher a solução correta de backup em nuvem em conformidade com a HIPAA?

À medida que as organizações da área de saúde modernizam suas abordagens de atendimento ao paciente, há muitos exemplos de empresas que se afastam das soluções de backup no local e optam por alternativas baseadas na nuvem. Esse tipo de mudança se deve a vários fatores: o aumento da quantidade de ePHI, a necessidade de ampliar as soluções de armazenamento regularmente e todas as vantagens dos recursos de conformidade gerenciados.

Recentemente, as soluções de backup em nuvem tornaram-se particularmente atraentes no setor de saúde devido à sua capacidade de otimizar as operações de backup, reduzir a sobrecarga administrativa e, ao mesmo tempo, manter a conformidade com a HIPAA.

A seleção de uma solução de backup em nuvem para dados do setor de saúde exige uma avaliação cuidadosa dos recursos de conformidade e das opções técnicas de cada pacote de software. As organizações devem garantir que a solução escolhida atenda aos requisitos da HIPAA e, ao mesmo tempo, ofereça um conjunto de recursos de backup rápidos e confiáveis.

Fatores a serem considerados na seleção de uma solução de backup na nuvem

A seleção de soluções de backup em nuvem em conformidade com a HIPAA requer a consideração geral de muitos fatores operacionais e técnicos. Muitas dessas opções e fatores são necessários devido à natureza exclusiva do setor médico e das estruturas de conformidade aplicáveis à empresa.

Recomendamos que a escolha de uma futura solução de backup na nuvem leve em consideração:

  • Capacidade de armazenamento e escalabilidade.
  • Estrutura de custos e custo total de propriedade.
  • RTOs e RPOs.
  • Recursos de segurança e força de criptografia.
  • Recursos de relatório de conformidade e auditoria.
  • Recursos de redundância geográfica.
  • Disponibilidade de suporte técnico e tempos médios de resposta.
  • Mecanismos de controle de acesso e métodos de autenticação.
  • Opções de frequência de backup e recursos de automação, etc.

Avaliação de provedores de nuvem em conformidade com a HIPAA

Além do aspecto técnico das soluções de backup em nuvem, tanto a experiência em conformidade do fornecedor quanto o compromisso do fornecedor com a segurança são fundamentais. Aqui estão algumas características de um provedor de soluções de backup em nuvem que devem ser avaliadas nesse contexto:

  • Especificações de segurança independentes, como ISO 27001 ou SOC 2.
  • Disposição para assinar um BAA abrangente.
  • Medidas de segurança do data center.
  • Histórico de conformidade com a HIPAA.
  • Procedimentos para notificação de uma violação de dados.
  • Estabilidade financeira.
  • Referências de clientes.
  • Transparência nas operações.
  • Reputação no setor.

Benefícios do uso de soluções em nuvem em conformidade com a HIPAA

As vantagens de uma solução de backup em nuvem adequada e em conformidade com a HIPAA superam o esforço necessário para avaliar e implementar a solução em questão. Muitas dessas vantagens decorrem da natureza baseada em nuvem do software, cujas vantagens geralmente superam as soluções tradicionais no local, especialmente no setor de saúde.

A escalabilidade em termos de opções de armazenamento é uma vantagem óbvia, e o mesmo pode ser dito sobre o benefício de atualizações ou patches de segurança regulares. Os processos de backup automatizados reduzem a possibilidade de erro humano, os testes e verificações regulares garantem a integridade dos dados de backup e os relatórios de conformidade automatizados reduzem a carga de processos manuais e demorados para os funcionários.

A natureza baseada na nuvem reduz o custo total de manutenção da infraestrutura, enquanto a distribuição geográfica dos backups melhora a redundância em caso de desastres naturais de grandes proporções ou outras interrupções em larga escala das operações comerciais. A capacidade de fornecer recursos especializados de monitoramento de segurança simplifica drasticamente o gerenciamento da segurança de grandes ambientes, e as verificações de conformidade podem ser aprovadas com muito menos problemas com as preparações de auditoria simplificadas que esse software pode oferecer.

Bacula Enterprise

O Bacula Enterprise é um ótimo exemplo de solução de backup avançada e compatível com a HIPAA que pode se conectar a vários serviços de nuvem. O Bacula oferece amplos recursos de criptografia, controles de acesso flexíveis com suporte a RBAC, recursos responsivos de integridade de dados e verificação de backup, políticas de backup personalizáveis e muitas outras opções à sua escolha. O Bacula Enterprise pode ajudar as organizações a atender a todos os requisitos técnicos e salvaguardas da HIPAA quando se trata de confidencialidade, integridade e proteção de dados.

Concluindo, reiteramos que os ambientes de backup devem se encaixar na estratégia geral de conformidade com a HIPAA de uma empresa, o que exige um equilíbrio cuidadoso de diferentes recursos e capacidades. Nossa seção final resumirá os principais pontos do artigo, incluindo recomendações para manter a conformidade contínua com os requisitos de backup da HIPAA.

Conclusão

As organizações de saúde frequentemente lutam para manter a conformidade com a HIPAA sem interromper suas operações de backup de dados e procedimentos de sistema. Os requisitos de conformidade da HIPAA são complexos e as penalidades por não conformidade podem ser severas. Além disso, o cenário tecnológico está em constante evolução. Entretanto, o planejamento e a implementação cuidadosos podem equilibrar a conformidade e o desempenho. Com as estratégias certas, as organizações podem criar ambientes de backup rápidos e seguros que também tenham recursos sólidos de conformidade.

É importante evitar abordar o tópico da HIPAA como um processo único; em vez disso, a HIPAA deve ser tratada como um esforço contínuo e permanente. Todos os procedimentos de conformidade devem ser revisados regularmente, atualizados de acordo e adaptados às novas tecnologias e ameaças do setor. Esse exame cuidadoso é uma necessidade prática para manter a conformidade com a HIPAA.

Como as tecnologias do setor de saúde continuam a evoluir, as organizações devem se manter atualizadas com as mudanças nos requisitos da HIPAA e, ao mesmo tempo, manter e atualizar seus sistemas de backup de dados. Documentação clara, colaboração com fornecedores experientes e revisões regulares de todos os procedimentos de segurança podem ser importantes para garantir a conformidade e proteger as informações confidenciais dos pacientes.

PERGUNTAS FREQUENTES

Qual é o período mínimo de retenção para a HIPAA?

Seis anos é o prazo básico para a maioria das normas de retenção relacionadas à HIPAA. Entretanto, há muitos exemplos de leis estaduais específicas que exigem um período de retenção diferente, estendendo o período total para dez anos ou até mais. Em outra situação comum, determinados registros devem ser retidos até que o paciente atinja a maioridade, além de um número de anos adicionais especificado por lei estadual ou outro regulamento.

Podemos usar o armazenamento em nuvem pública para backups de PHI?

O armazenamento em nuvem pública pode ser usado como destino de armazenamento para backups de PHI por uma questão técnica, mas a plataforma em questão ainda deve atender a todos os requisitos necessários da HIPAA. Os exemplos mais comuns desses requisitos são registro de auditoria, controles de acesso detalhados, criptografia adequada, requisitos de segurança física, disposição para assinar um BAA e assim por diante.

Como medimos a eficácia do sistema de backup?

Muitas métricas diferentes podem ser usadas para medir a eficácia dos ambientes de backup e seus processos. Os RTOs e RPOs são escolhas óbvias, e fatores como a satisfação do usuário ou a taxa de sucesso das operações de backup também podem ser usados como prova de eficácia. As estatísticas de disponibilidade do sistema, os resultados dos testes regulares de restauração e a eficácia da resposta a incidentes são outras métricas possíveis que podem ser usadas para avaliar o sucesso dos ambientes de backup.

Sobre o autor
Rob Morrison
Rob Morrison é o diretor de marketing da Bacula Systems. Ele começou sua carreira de marketing de TI na Silicon Graphics, na Suíça, e desempenhou intensamente várias funções de administração de marketing por quase 10 anos. Nos 10 anos seguintes, Rob também ocupou vários cargos de administração de marketing na JBoss, Red Hat e Pentaho, assegurando o crescimento da participação no mercado dessas empresas reconhecidas. Ele é formado pela Universidade de Plymouth e tem um diploma de honras em mídia digital e comunicação, além de ter feito um programa de estudos no exterior.
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