Las 8 mejores formas de reducir los costes de TI

Introducción

Como CIO, jefe de equipo o propietario de una empresa, conocer las formas más eficientes de reducir los costes de TI sin forzar o impactar negativamente en otras áreas es clave para asegurarse de que la empresa siga siendo viable, operativa y rentable.

Conocer las mejores técnicas de reducción de costes de TI es más fácil de decir que de hacer. Por ello, hemos hecho parte del trabajo duro y le hemos proporcionado una lista exhaustiva sobre las posibles formas de disminuir los costes de TI y optimizar los gastos.

8 formas de reducir los costes de TI

1) Hacer uso de servicios gestionados

Hacer uso de los servicios de TI gestionados es una forma realista de disminuir los costes de TI.

Los proveedores de servicios gestionados se encargan de aumentar la gestión del tiempo de actividad y la eficiencia de las TI. Le permiten externalizar sus tareas de TI a un proveedor y aligerar su carga de mantenimiento de TI a un precio razonable, lo que le permite centrarse en las preocupaciones principales del negocio en lugar de en las tareas de gestión de TI.

Los proveedores de servicios gestionados pueden ser capaces de alojar, gestionar y mantener el marco informático de su empresa -o parte de él- mejor que muchos de sus empleados habituales de soporte informático, lo que puede suponer una enorme reducción de los costes informáticos.

Los proveedores de servicios gestionados resultan muy útiles cuando la plantilla de su empresa carece de la especialización necesaria en determinados aspectos, como la gestión de la red. También pueden ayudarle a mantener un presupuesto razonable al tiempo que mejoran significativamente la satisfacción de sus usuarios finales.

Cuando recurre a los MSP, puede reducir la necesidad de contar con personal debidamente formado que pueda ocuparse del mantenimiento o las reparaciones adecuadas. Usted paga una tarifa plana por la prestación de un servicio de alto nivel de calidad a su empresa.

2) Hacerlo bien a la primera

No se trata de «hasta dónde», sino de «hasta dónde».

Muchas organizaciones se centran más en la producción apresurada sin molestarse en concentrarse diligentemente en la calidad y la minuciosidad.  Esto significa a menudo que tienen que compensar repetidamente los errores de sistema o de procedimiento mientras trabajan simultáneamente para corregir y rectificar fundamentalmente los errores y las disfunciones. Esto conduce a la improductividad y al desperdicio de valiosos recursos, lo que hace que los costes de TI sean muy elevados.

Puede reducir los costes de TI asegurándose de que su personal no trabaje con hardware o software obsoletos, ya que esto hace que su trabajo sea lento y no esté a la altura, también debería desalentar el uso de atajos mientras se codifica o programa.

Por el contrario, debe fomentar el uso de formatos adecuados como las pruebas de usuario y la revisión del código, ya que esto evitará futuros problemas asociados a la falta de rigor. Esto puede significar una reducción adicional de los costes potenciales en los que se incurre al intentar rectificar estos problemas a posteriori.

3) Virtualice sus bases de datos

Los avances tecnológicos han hecho que ahora no sólo pueda crear imágenes del núcleo, sino que también pueda crear otras bases de datos que sean instrumentales para ese núcleo.

Virtualizar las bases de datos significa que puede ocultar la ubicación física de una base de datos a los programas que la consultan. Esto implica que puede repartir su base de datos en varias capas/servidores y los programas que hagan uso de ella seguirán funcionando como si fuera una base de datos normal.

Esto no sólo facilita la gestión de la base de datos, sino que también reduce el coste de mantenimiento de una gran base de datos. Cuando virtualiza sus bases de datos, su productividad puede aumentar, probablemente ahorrará en almacenamiento y reducirá sus costes de TI porque comparte los recursos físicos.

Por ejemplo, puede guardar una imagen de la base de datos, ejecutar un ciclo de prueba, corregir errores y volver a la base de datos original para poder ejecutar la prueba de nuevo.

4) Aproveche el hardware barato

Una forma rápida de reducir los costes de TI es unir varios ordenadores para sustituir los equipos caros. También puede considerar opciones de hardware que sean menos caras pero tan potentes como las caras.

Sin embargo, no sólo debe apostar por los precios bajos, sino que debe tener en cuenta el uso a largo plazo y la calidad a la hora de comprar hardware informático más barato. Si tiene en cuenta el valor residual del hardware más barato, se asegurará de que puede reducir los costes de TI al tiempo que mantiene una productividad constante.

En su búsqueda de la reducción de los costes de TI, también puede considerar la posibilidad de comprar o sustituir su hardware de TI por otro reacondicionado, cuando compra equipos de TI reacondicionados, se asegura de obtener la misma calidad superior, ¡pero potencialmente a un precio significativamente reducido!

5) Utilice los servicios en la nube

Otra forma de reducir los costes de TI es trasladar algunos o todos sus datos y aplicaciones a la nube.

El funcionamiento de los servicios en las instalaciones conlleva muchos gastos, hay que pagar por las licencias de software, el mantenimiento de los servidores y cosas por el estilo. Además, corre el riesgo de perder parte o la totalidad de sus datos por riesgos laborales.

Cuando traslada sus datos/copias de seguridad a la nube, puede almacenarlos en una única ubicación en la nube y no necesita pagar por más almacenamiento o recursos. Sin embargo, esta estrategia puede ser contraproducente porque, cuando se requieran restauraciones (¡que es el objetivo de las copias de seguridad de sus datos!), es posible que le resulte demasiado lento, o que tenga que restaurar mucho más de lo necesario. Esto genera gastos, y si hay que recuperar muchos datos, las cosas pueden volverse extremadamente lentas y costosas, lo que puede incluso poner en peligro su negocio. Por lo tanto, piénselo dos veces antes de confiar a un tercero los datos de misión crítica de su organización. No obstante, una mezcla de sitio y nube puede ser una buena solución, ya que le ofrece más opciones.

Todo lo que tiene que hacer es presupuestar una cuota mensual única y predecible para su servicio preferido basado en la nube, sin todos los gastos innecesarios en los que incurre en materia de seguridad, personal, mantenimiento, etc.; todo lo cual puede ser gestionado por su proveedor de servicios en la nube.

Aunque seguramente experimentará una reducción de los costes de TI, hay que tener cuidado de que su gasto en la nube se optimice y no esté pagando por recursos innecesarios. Asegúrese de detectar las anomalías y actúe en consecuencia para evitar sorpresas de facturación injustificadas.

6) Permita el teletrabajo y el trabajo a distancia

Otra técnica garantizada para disminuir los costes de TI de su empresa es permitir que sus empleados trabajen desde casa.

Un estudio reciente demostró que si deja que su personal trabaje desde casa sólo la mitad del tiempo, ¡su empresa ahorraría una media de 10.000 dólares por empleado sólo en costes inmobiliarios! Al incorporar el teletrabajo, aumenta la productividad porque sus empleados pueden trabajar en entornos a los que se han adaptado, sin el estrés habitual de la vida de oficina.

Esto le lleva a obtener mayores ingresos e incluso hace que su negocio sea global porque puede contratar a empleados a distancia que trabajen en diferentes lugares clave, lo que permite a su empresa tener una mayor presencia en sus respectivas regiones. Sin embargo, tenga en cuenta que se necesita un tipo especial y específico de persona muy motivada para trabajar a distancia durante periodos sostenidos. Desde luego, no es para todo el mundo.

El trabajo a distancia puede reducir los costes informáticos, de electricidad o de calefacción y, en ocasiones, puede ser una gran opción si quiere prescindir del estrés que supone el alquiler de una oficina, el almacenamiento de suministros y el mantenimiento general asociado al alquiler de un espacio.

7) Optimice su plantilla

Asegurarse de que su mano de obra, especialmente sus equipos de TI, se encuentran en un estado óptimo y están cómodos y contentos con sus condiciones de trabajo es la clave para garantizar la reducción de la rotación de personal y ahorrar mucho dinero en la contratación y formación de nuevos miembros.

Los estudios demuestran que el gasto que supone la contratación y la incorporación de nuevos trabajadores oscila entre los 4.000 y los 7.500 dólares por contratación.

Sin embargo, cuando apoya a su equipo de TI y se asegura de que se les proporciona todo lo que necesitan sin sobrecargarlos de trabajo, se muestran más entusiastas y se esfuerzan más, lo que conduce a una mayor productividad y le ahorra el gasto de contratar nuevo personal porque los descontentos se fueron.

Un enfoque útil puede ser establecer una relación sólida con las universidades locales y contratar a recién licenciados para descubrir nuevos talentos de forma menos costosa. Recurra también a los becarios, ya que es un método rentable para gestionar las salidas y asegurarse de que su personal crece a la par que la empresa.

8) Automatice sus servicios de TI

Otra forma realista de reducir los costes de TI es convertir los servicios manuales de TI en procesos más automatizados.

Un estudio reciente determinó que los procesos manuales triviales, como solicitar el restablecimiento de contraseñas, imprimir facturas físicas, pedir permisos para carpetas e impresoras compartidas, etc., suponen entre el 20 y el 50% de las llamadas al servicio de asistencia técnica. Esto significa que se desperdician preciosas horas -que usted paga- que podrían utilizarse en la producción dedicándose a tareas sencillas. Cuando hace uso de los servicios de TI automatizados, estos procesos se automatizan mediante el uso de algoritmos.

Estos algoritmos se encargan de dar permiso, refrescar las impresoras y otros equipos informáticos, etc. sin ninguna interferencia de los miembros de su personal, liberando así el tiempo de su personal informático para que pueda rendir mejor y ahorrar dinero. Así podrá canalizar estos recursos hacia otros aspectos necesarios.

También puede hacer uso de tecnologías como la automatización de procesos robóticos (RPA) y la inteligencia artificial para estudiar y determinar las mejores formas de tomar decisiones empresariales importantes. Estas automatizaciones pueden procesar los datos que el humano normal no puede procesar de forma más rápida y precisa. Esto significa que su proceso de trabajo se vuelve libre de errores, más rápido y rentable, lo que conduce a una mayor productividad y fiabilidad que ayuda a impulsar las ventas y a reducir los costes de TI.

Conclusión

No es necesario que utilice todas las estrategias expuestas en este artículo. Pero es probable que la incorporación de sólo algunas de estas estrategias haga cambios en su presupuesto de TI y le ayude a reducir los costes de TI.

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